Прием, хранение, отпуск и оформление операций по учету товаров по каждому складу (месту хранения) возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут полную ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность, вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Материально ответственные лица (заведующий складом, кладовщик и др.) обязаны:
вести непосредственно учет движения товаров (приход, расход, остаток) на складе (ином месте хранения). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица;
по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности;
периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) принимать все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам (местам хранения) за соответствующий период;
выполнять распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в части учета товарно-материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений). Эти распоряжения (указания) главного бухгалтера также обязательны для экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.
Если в штате организации (подразделения) отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации, с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.
Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц должен осуществляться по согласованию с главным бухгалтером организации.
Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений – руководителем соответствующего подразделения.
Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц осуществлять непосредственно на складах (иных местах хранения) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правиль
ности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.
О результатах произведенных на складах (местах хранения) проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проведшие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.
Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.
В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции по контролю движения товаров на складах организации и других местах хранения или часть этих функций могут выполняться указанной службой. По решению руководителя организации указанная работа может осуществляться и аудиторской организацией в процессе оказания ею аудиторских услуг.