Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету товаров:
сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов товара;
учет количества и оценка товарных запасов;
оперативность (своевременность) учета запасов товара;
достоверность;
соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);
соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов товара в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.
Учет товаров осуществляется на бухгалтерских счетах, предусмотренных Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению, утвержденного Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н. При этом применяются:
счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;
счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»;
счет 41 «Товары»;
счет 42 «Торговая наценка»;
счет 002 Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение.
Для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товара для продажи, предназначен счет 41 «Товары». На счете учитывается также наличие и движение товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве тары (на субсчете 41-3 «Тара под товаром и порожняя»), а также тара собственного производства (кроме инвентарной, учитываемой на счетах 01 «Основные средства» и 10 «Материалы»).
В организациях торговли на счете 41 «Товары» учитываются обособленно:
на субсчете 41-1 «Товары на складах» – по фактической стоимости приобретения товары, находящиеся на оптовых и распределительных базах, складах, в кладовых организаций и т. п.;
на субсчете 41-2 «Товары в розничной торговле» – по продажной (розничной) стоимости товары, находящиеся в организациях, занятых розничной торговлей (в магазинах, палатках, ларьках, киосках и т. п.) с одновременным отражением торговой наценки (скидки) по этим товарам на счете 42 «Торговая наценка». Торговая наценка (скидка, накидка) представляется для покрытия расходов торговой организации и является частью розничной цены товара. На этом же субсчете учитывается наличие и движение стеклянной посуды (бутылок, банок и др.) в организациях розничной торговли.
Товары, переданные в переработку на сторону, не списываются со счета 41 «Товары», а учитываются на нем обособленно (на отдельном субсчете).
По дебету счета 41 «Товары» отражается поступление товаров в организацию, по кредиту – их выбытие (списание).
Аналитический учет ведется по видам товара (сортовой учет) или по товарам, полученным по одному (нескольким) документам (партионный учет). Учет организуется в натуральном и денежном выражении. При использовании данного счета организация должна обеспечить возможность получения информации по местам хранения товаров.
Для обобщения информации о торговых наценках на товары, если их учет ведется по продажным ценам, предназначен счет 42 «Торговая наценка». На счете учитываются также скидки поставщиков организациям розничной торговли на возможные потери товаров и на возмещение дополнительных транспортных расходов.
При принятии к бухгалтерскому учету товаров сумма торговой наценки отражается по кредиту счета. При реализации товара эта сумма указывается с минусом (сторнируется).
Аналитический учет ведется по видам товара. Учет организуется в денежном выражении.
Поступление товаров может быть отражено с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», который предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материально-производственных запасов, относящихся к средствам в обороте.
Записи по дебету счета производятся по товарам, на которые поступили расчетные документы. По кредиту счета отражаются фактически поступившие по этим документам товары.
В зависимости от принятой предприятием организации учета формирование фактической стоимости приобретенных товаров может быть отражено без применения счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» непосредственно на счете 41 «Товары».
Для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение в ценах, указанных в приемо-сдаточных актах или в счетах платежных требованиях, предназначен забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».
На этом счете учитываются товарно-материальные ценности по отказам от акцепта; запрещенные к расходованию до их оплаты; оплаченные и не вывезенные по сохранным распискам; ошибочно адресованные данной организации; прочим причинам, когда находящиеся в организации товарно-материальные ценности ей не принадлежат.
Организация по мере возврата товарно-материальных ценностей, находящихся у нее на ответственном хранении, списывает их стоимость с указанного забалансового счета.
Аналитический учет ведется по организациям-владельцам по видам товаров, материалов. Учет организуется в натуральном и денежном выражении. При использовании данного счета организация должна обеспечить возможность получения информации по местам хранения товаров, материалов.
В качестве элементов справочника условно-постоянной информации о товаре могут быть использованы следующие данные:
полное и (или) сокращенное наименование и характеристика (вид, сорт, группа, артикул и т. п.) товара (другие сведения о товаре в соответствии с принятым в организации порядком обработки данных бухгалтерского учета). В характеристике товара указываются основные сведения, характеризующие товар. Сокращенное наименование товара используется, как правило, в качестве номенклатурного наименования товара, как объекта аналитического учета. Полное наименование товара используется, как правило, при заполнении первичных документов с помощью средств вычислительной техники;
код (номенклатурный номер) товара, как объекта аналитического учета;
код единицы измерения товара по Общероссийской классификации единиц измерения (ОКЕИ);
полное или сокращенное наименование единицы измерения товара в соответствии с принятым в организации порядком обработки данных бухгалтерского учета;
коэффициенты пересчета количества товара из одних единиц измерения в другие и наименования этих единиц измерения;
ставка налога на добавленную стоимость;
норма запаса (лимит) товара исходя из принятых единиц измерения;
продажные (розничная, мелкооптовая, оптовая) (отпускные) цены товара за единицу измерения. Цены могут быть указаны в рублях или в условных единицах;
торговые скидки, наценки (накидки) на товар в процентах;
минимальное количество (объем) мелкооптового (оптового) отпуска (отгрузки) покупателю товара исходя из принятых единиц измерения в организациях оптовой торговли;
норма убыли для товаров, для которых предусмотрены нормы убыли;
номер грузовой таможенной декларации (ГТД) и страна происхождения импортного товара;
другие данные.