Как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статьей 80 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».
Закон № 129-ФЗ о хранении бухгалтерской отчетности
Кроме того, обязанность организации обеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена и статьей 17 Закона «О бухгалтерском учете».
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1994 г. № 129-ФЗ).
Федеральная архивная служба России о хранении бухгалтерской отчетности
Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г).
В графе 3 Таблицы этого Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.
По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:
– документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
– документы, которые должны храниться постоянно. Временные сроки хранения, то есть сроки хранения, установленные в годах (1 год, 5 лет, 75 лет), использу
ются абсолютно всеми организациями.
Срок хранения бухгалтерских документов установлен Перечнем в размере 5 лет.
Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их де
лопроизводства. Например, если документ был составлен в 2007 году, то срок хранения отсчитывается с 1 января 2008 года. Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности (см. табл. 1).
Таблица 1.
Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов
| Вид документа | Срок хранения начинается |
| Договора: – с контрагентами, – имущественного страхования; – с аудиторами или аудиторскими организациями | С момента окончания срока действия договора. |
| Кредитные договора и договора займа | С момента погашения задолженности по указанным договорам |
| Договора о полной материальной ответственности | С момента увольнения материально ответственного лица. |
| Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) | После окончания срока действия последнего договора |
| Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах | После снятия с учета |
| Лицевые счета акционеров | С момента перехода права собственности на акции к другому лицу |
| Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений) | После ликвидации основных средств |
| Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС | С даты последней записи в них |
Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.
Например, лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организации лицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:
– на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости);
– о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).
В то же время образцы подписей материально ответственных лиц, утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минования надобности. Это значит, что указанные документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.
В течение 1 года необходимо также хранить месячные бухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности, переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности. Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:
1099
- –
- государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
- –
- негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.
Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:
- –
- государственные и муниципальные организации – 10 лет;
- –
- негосударственные организации – не менее 10 лет.
Причем дальнейший срок хранения таких документов негосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.
К таким документам относятся:
| Годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) |
|---|
| Аналитические документы к годовым балансам и отчетам (таблицы, записки, доклады) |
| Документы о рассмотрении и утверждении годовых балансов и отчетов (протоколы, акты, заключения) |
| Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) |
| Годовые отчеты по налогам |
| Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей |
| Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности |
Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации.
Например:
-
- –
- сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);
-
– передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;
- –
- документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);
-
- –
- документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);
- –
- паспорта сделок;
- –
- книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.
Учтите, что снижать срок хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.
Хранение документов акционерным обществом
Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс утвержден отдельный документ, который предусматривает сроки хранения документов акционерных обществ. В отношении бухгалтерских документов этим документом установлены следующие сроки. Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее 5 лет.
Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимости от вида отчетности:
- сводная (консолидированная) годовая отчетности и годовая отчетность подлежат постоянному хранению.
- квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет,
- месячную бухгалтерскую отчетность – не менее 1 года.
Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерских документов, которые установлены для акционерных обществ, соответствуют срокам хранения этих документов, установленных Перечнем.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов
Согласно Закону № 129-ФЗ ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации.
За нарушение архивного законодательства руководителя организации также могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).
Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговики и таможенники (ст. 15.6 КоАП РФ, ст. 126 Налогового кодекса РФ).
Ненадлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета могут проверять налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф (от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц организации за нарушение установленного порядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов (ст. 15.11 КоАП РФ).