Наиболее часто подобные договоры заключают при аренде у физических лиц автотранспортных средств. Однако при этом необходимо помнить об особенностях подобных договоров.
Организация может заключить договор аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа. Однако какой бы вид договора ни был заключен, его обязательно нужно оформить письменно. А, кроме того, необходимо записать согласованную сторонами стоимость транспортного средства. По этой стоимости автомобиль будет отражаться в учете у организации на забалансовом счете.
При передаче транспортного средства стороны должны подписать акт о приемке-передаче арендованного автомобиля. Такой акт можно составить в произвольной форме.
Заключая договор, необходимо помнить и об обязательном страховании автогражданской ответственности (ОСАГО). Здесь важно учитывать, застраховал гражданин автомобиль до его передачи в аренду или нет. Если страховка уже оформлена, то, скорее всего, в полисе указано, что автомобиль может водить только его владелец. В этом случае надо обратиться в страховую компанию, чтобы она внесла в полис изменения.
Если же гражданин передал в аренду незастрахованный автомобиль, то заключить договор ОСАГО придется организации.
С суммы выплаченной гражданину арендной платы организация как налоговый агент должна удержать налог на доходы физических лиц.
Если организация арендовала автомобиль без экипажа, то владелец (арендодатель), как правило, никаких дополнительных расходов не несет. В течение срока аренды поддерживать автомобиль в исправном состоянии должна организация-арендатор. Расходы на техническое обслуживание и ремонт транспортного средства в бухгалтерском учете она включает в расходы по обычным видам деятельности, а в налоговом – в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
ПРИМЕР Гражданин Л.Б. Иванов в январе 2007 года заключил с ООО «Спутник» договор аренды без экипажа принадлежащего ему на праве собственности автомобиля Toyota Corolla сроком на один год. Ежемесячная сумма арендной платы по договору – 15 000 руб. С заявлением о получении стандартных налоговых вычетов в бухгалтерию ООО «Спутник» Иванов не обращался.
Согласно договору причитающаяся Иванову арендная плата выплачивается ему 6-го числа следующего месяца. Все расходы по эксплуатации и текущему ремонту автомобиля несет ООО «Спутник». Автомобиль используется для перевозки управленческого персонала организации.
Согласно акту приема-передачи автомобиль был передан ООО «Спутник» 1 января 2007 года. Сто
имость автомобиля согласно договору – 350 000 руб. Расчет суммы, подлежащей выплате Иванову за январь 2007 года, будет выглядеть так. Сумма дохода, облагаемого НДФЛ, – 15 000 руб. Сумма НДФЛ, удержанного из доходов работника за январь 2007 года, составила:
15 000 руб. ? 13% = 1950 руб. «На руки» работник получил:
15 000 руб. – 1950 руб. = 13 050 руб.
Бухгалтер ООО «Спутник» сделал в учете следующие проводки.
1 января 2007 года:
ДЕБЕТ 001
– 350 000 руб. – арендованный автомобиль учтен на забалансовом счете по стоимости, указанной в договоре аренды;
31 января 2007 года:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76
– 15 000 руб. – начислена сумма арендной платы, причитающейся Иванову за январь 2007 года;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 1950 руб. – удержан налог на доходы физических лиц.
6 февраля 2007 года:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
– 13 050 руб. – получены в банке денежные средства на выплату денежных средств по договору аренды;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50
– 13 050 руб. – выплачена арендная плата Иванову;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» КРЕДИТ 51
– 1950 руб. – налог на доходы физических лиц перечислен в бюджет.
По договору аренды автомобиля с экипажем все расходы по его содержанию, как правило, несет арендодатель, то есть гражданин. В этом случае он имеет право на профессиональный налоговый вычет (в сумме расходов, непосредственно связанных с исполнением договора).