В соответствии с правилами законодательства о бухгалтерском учете и налогообложении созданный организацией резерв предстоящих расходов на оплату отпусков подлежит обязательной инвентаризации в целях выявления обоснованности числящихся сумм.
Инвентаризация указанного резерва в рамках системы бухгалтерского учета должна осуществляться назначаемой в обязательном порядке в конце года инвентаризационной комиссией в соответствии с правилами, определенными Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
В рамках налогового учета, созданного в организации, инвентаризация осуществляется в соответствии с методикой, приведенной в статье 324.1 НК РФ. Создавать резерв предстоящих расходов для оплаты расходов на оплату отпусков в рамках системы бухгалтерского учета организации вправе в соответствии с пунктом 72 Положения по ведению бухгалтерского учета. Возможность создания организацией указанного резерва, а также методика его формирования определяются учетной политикой организации, применяемой для целей бухгалтерского учета.
Резерв создается в целях обеспечения равномерного включения расходов на оплату отпусков в издержки производства или обращения отчетного периода. Объясняется это тем, что в отпуск сотрудники идут, как правило, в летний и осенний периоды, а потому в приходящиеся на данный период месяцы возможно значительное увеличение расходов, формирующих себестоимость производимой продукции (работ, услуг).
Размер отчислений в резерв определяется исходя из суммы затрат на оплату труда работников, принимаемых при расчете отпускных сумм и отчислений на социальное страхование и обеспечение, включая суммы единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Резерв может образовываться посредством ежемесячных отчислений, определяемых исходя из годовой плановой суммы на оплату отпусков в отчетном году и отчислений с них на нужды социального страхования и обеспечения к плановому годовому фонду оплаты труда.
За счет создаваемого в течение года резерва на предстоящую оплату отпусков списываются фактически начисленные суммы среднего заработка за предоставленные работникам основные и дополнительные отпуска с отчислениями на социальное страхование и обеспечение, а также суммы денежной компенсации за неиспользован
ные отпуска. Отнесение за счет сумм созданного резерва денежной компенсации обусловлено тем, что изначально он создается в том числе и в той части отпусков, которые будут оплачены работникам в виде денежной компенсации, а в конце года величина неиспользованных работниками отпусков имеет свое значение при инвентаризации сумм резерва.
В бухгалтерском учете формирование и использование созданного в соответствии с учетной политикой организации резерва предстоящих расходов сопровождается следующими записями по счетам учета:
ДЕБЕТ 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» и т.д. КРЕДИТ 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков»
– производство равномерных ежемесячных отчислений в созданный организацией резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (соответствующие счета учета определяются согласно сфере, в которой заняты сотрудники);
ДЕБЕТ 96, субсчет «Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков» КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
– за счет сумм созданного в организации резерва отнесены суммы среднего заработка за отпуск и денежной компенсации за неиспользованный отпуск;
ДЕБЕТ 96, субсчет «Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков» КРЕДИТ 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам учета)
– за счет сумм созданного в организации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков отнесены суммы отчислений со среднего заработка за отпуск единого социального налога, а также страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Остатки созданного организацией резерва предстоящих расходов на оплату отпусков подлежат обязательной, как минимум один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, инвентаризации.
По итогам инвентаризации в соответствии с пунктом 3.49 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств № 49 остаток числящегося в бухгалтерском учете резерва должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений на обязательное социальное страхование и обеспечение.
Исходя из указанных положений целью инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков является выявление обоснованности и «реальности» числящегося остатка сумм.
В рамках проводимой инвентаризации необходимо:
а) по данным кадрового подразделения организации или бухгалтерии определить количество неиспользованных работниками календарных дней основных и дополнительных оплачиваемых отпусков (для этих целей могут быть использованы формы № Т-2 «Личная карточка работника», № Т-54 «Лицевой счет», утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);
б) исходя из принятой методики исчисления среднего заработка и средней заработной платы в организации определить «расчетную» величину среднедневного заработка (величина среднемесячной заработной платы может быть определена исходя из представляемой организацией статистической отчетности или данных бухгалтерского учета, а величина среднедневного заработка исходя из положений статьи 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 г. № 213, может быть определена путем деления среднемесячного заработка в организации на 29,6);
в) определить величину расходов на оплату неиспользованных на конец года работниками ежегодных основных и дополнительных отпусков (с учетом отчислений на нужды социального страхования и обеспечения), и полученную величину сравнить с числящимся в бухгалтерском учете остатком резерва на предстоящую оплату отпусков.
Соответствующие расчеты производятся по группам работников, затраты на оплату труда которых учитываются на различных балансовых счетах (работники основного производства, административно-управленческий персонал и др.).
В том случае, если сумма числящегося остатка резерва меньше исчисленной величины расходов на оплату неиспользованных отпусков, производится единовременное доначисление резерва (ДЕБЕТ 20, 23, 25, 26, 29, 44 КРЕДИТ 96, субсчет «Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков»).
В случае, если сумма числящегося в бухгалтерском учете остатка резерва предстоящих расходов на оплату отпусков превышает исчисленную величину расходов на оплату неиспользованных отпусков, производится уменьшение резерва на соответствующую разницу посредством сторнировочных записей (ДЕБЕТ 20, 23, 25, 26, 29, 44 КРЕДИТ 96, субсчет «Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков» – сторно).
К материалам инвентаризации прилагается подробный расчет, обосновывающий числящийся остаток неиспользованного резерва. В материалах результатов инвентаризации, представляемых председателем комиссии на утверждение руководителю организации, отражаются сведения о произведенной корректировке резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.
ПРИМЕР По состоянию на конец текущего года в организации не использовано 120 календарных человеко-дней ежегодных оплачиваемых основных и дополнительных отпусков. Средняя заработная плата в организации составляет 5 600 руб. в месяц.
Согласно произведенному при проведении инвентаризации расчету, величина расходов на оплату неиспользованных отпусков составляет 28 719 руб., в том числе: суммы среднего заработка за отпуск – 22 703 руб. (5600 руб. / 29,6 дней ? 120 календарных дней отпуска);
отчисления с сумм среднего заработка единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – 6016 руб. (22 703 руб. ? 26,5%, где 26% – ставка, по которой уплачивается единый социальный налог, включающий в себя отчисления на обязательное пенсионное страхование; 0,5% – ставка страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).
Допустим, на конец года остаток резерва составил: а) 17 500 руб., что меньше, чем 28 719 руб. – следует произвести доначисление резерва:
ДЕБЕТ 20, 23, 25, 26, 29, 44 КРЕДИТ 96, субсчет «Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков»
– 11 219 руб. (28 719 руб. – 17 500 руб.) – по итогам инвентаризации доначислены суммы резерва;
б) 33 000 руб., что больше, чем 28 719 руб. – излишние суммы резерва следует сторнировать:
ДЕБЕТ 20, 23, 25, 26, 29, 44 КРЕДИТ 96, субсчет «Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков»
– 4281 руб. (сторно) (33 000 руб. – 28 719 руб.) – по итогам инвентаризации сторнированы излишне начисленные суммы резерва на предстоящую оплату отпусков.
Если при уточнении учетной политики на следующий год организация сочтет нецелесообразным начислять резерв на предстоящую оплату отпусков, его остатки на 1 января следующего года подлежат присоединению к финансовому результату деятельности организации записями за январь месяц следующего года – ДЕБЕТ 96, субсчет «Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы».
Следует учитывать, что если резерв предстоящих расходов на оплату отпусков организацией не создается, начисленные в пользу работников суммы среднего заработка с отчислениями на обязательное страхование и обеспечение, а также денежной компенсации за неиспользованный отпуск относятся непосредственно на счета учета расходов (в том числе за предстоящие месяцы – через счета учета расходов будущих периодов).
Как и в рамках бухгалтерского учета, в целях налогообложения прибыли организация вправе выбрать между списанием в уменьшение налоговой базы фактических расходов на оплату отпусков или отчислений в резерв
предстоящих расходов на оплату отпусков. Соответствующий выбор организации фиксируется в учетной политике, применяемой для целей налогообложения.
Согласно пункту 7 статьи 255 НК РФ в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль учитываются суммы расходов на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации.
Учитывая четкую взаимосвязь между законодательно установленными случаями предоставления отпусков и учитываемыми в целях налогообложения затратами производства, пунктом 24 статьи 270 НК РФ определено, что не принимаются в целях налогообложения расходы организаций на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам.
При формировании налоговой базы следует учитывать используемый организацией метод ее исчисления (метод начисления или кассовый метод), а также порядок признания расходов в качестве прямых или косвенных для отнесения их в уменьшение налоговой базы того или иного отчетного (налогового) периода.
Если применяется метод начисления, то вся сумма среднего заработка относится в уменьшение налоговой базы того отчетного (налогового) периода, когда они начислены (пункты 1 и 4 статьи 272 НК РФ). Если организация в разрешенных случаях применяет кассовый метод, сумма среднего заработка относится в уменьшение налоговой базы по факту его выплаты (статья 273 НК РФ).
К прямым расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода (за исключением сумм таких расходов, приходящихся на остатки незавершенного производства, готовой продукции на складе и отгруженной, но не реализованной продукции), согласно статье 318 НК РФ относятся расходы на оплату среднего заработка в пользу персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также суммы единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, начисленные на указанные суммы среднего заработка.
Расходы на оплату среднего заработка прочих категорий работников, а также все суммы отчислений на нужды обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний относятся к косвенным расходам, уменьшающих налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода в полной сумме.
Суммы среднего заработка и отчисления с них в виде единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, приходящиеся на остатки незавершенного производства, готовой продукции на складе и отгруженной, но не реализованной продукции принимаются в целях налогообложения по правилам, определенным статьей 319 НК РФ.
Если организация в целях налогообложения создает резерв на предстоящую оплату отпусков, то в целях налогообложения принимаются не суммы среднего заработка и отчисления с них, а суммы отчислений в указанный резерв, производимые в порядке, установленном статьей 324.1 НК РФ.
В своей учетной политике для целей налогообложения организация должна закрепить принятый ею способ резервирования, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в резерв. При этом следует учитывать, что при формировании резерва не должны учитываться отчисления в виде страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. Фактически это означает следующее – в части работников, занятых в процессе производства товаров, выполнения работ и оказания услуг, отчисления в резерв включаются в состав прямых расходов, в части иных категорий работников – в состав косвенных расходов.
На конец налогового периода в рамках обязательной инвентаризации каждая из организаций обязана провести инвентаризацию созданного резерва расходов на оплату отпусков. Фактически такая инвентаризация проводится по тем же правилам, что и в рамках системы бухгалтерского учета.
По итогам проведенной инвентаризации недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы резерва предстоящих расходов на оплату отпусков подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода в составе налоговых внереализационных доходов.
При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день налогового периода, организация обязана по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков с учетом отчислений единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Остаток числящегося в налоговом учете резерва предстоящих расходов на оплату отпусков должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. То есть опять же правила уточнения аналогичны правилам, используемым в бухгалтерском учете.
Как указано в письме МНС России от 18 августа 2004 г. № 02-5-11/142 «О порядке учета при исчислении налога на прибыль резервов на отпуска» неиспользованные дни отпуска за конкретный календарный год могут быть определены только по состоянию на последний день календарного года. Исходя из этого уточнение резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в течение налогового периода (на конец каждого отчетного периода) не производится.
Сумма остатка резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, включается для целей налогообложения в состав внереализационных доходов текущего налогового периода в случае, если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период организация посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.
Таким образом, в случае если организация не изменит свою учетную политику на следующий 2008 год в отношении создания резерва на оплату отпусков, то на конец отчетного налогового периода она может учесть только определенный по результатам инвентаризации остаток недоиспользованного резерва.
Под недоиспользованными на последний день текущего налогового периода суммами резерва на оплату отпусков следует понимать разницу между суммой начисленного в отчетном периоде резерва на оплату отпусков и суммой фактических расходов на оплату использованных в налоговом периоде отпусков (с учетом единого социального налога) и на предстоящую оплату неиспользованных в отчетном году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом единого социального налога, исчисленного по методике, применяемой при формировании резерва).
Суммы оплаты переходящих на следующий год отпусков, начисленные в текущем налоговом периоде, учитываются за счет резерва, начисленного в текущем налоговом периоде, и соответственно не включаются в состав расходов следующего налогового периода (года), а только «присоединяются».
Например, в том случае, если учетной политикой организации предусмотрено формирование резерва на 2008 год, под неиспользованной на 31 декабря 2007 года суммой резерва, включаемой в состав налоговых внереализационных доходов 2007 года, понимается разница между суммой начисленного в 2006 году резерва, уменьшенной на сумму фактических расходов на оплату использованных в этом году отпусков (с учетом единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование), и суммой, переносимой на 2008 год части резерва в виде расходов на оплату неиспользованных в 2007 году отпусков (с учетом единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование).
Если учетной политикой на 2008 год не будет предусмотрено формирование указанного резерва, то в составе налоговых внереализационных доходов 2006 года включается разница между суммой начисленного в 2007 году резерва и суммой фактических расходов на оплату использованных в 2007 году отпусков (с учетом отчислений единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование).
ПРИМЕР Согласно составленному расчету организация приняла решение о создании в целях налогообложения резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.
Всего отчисления в созданный резерв за 2007 год составили 1 250 000 руб.
Предположим, что сумма фактически начисленных за 2007 год расходов на оплату среднего заработка (с учетом отчислений единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование), а также подтвержденные результатами инвентаризации суммы остатка резерва составили:
а) расходы на оплату отпусков (с отчислениями единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование) составили 1 316 000 руб., а планируемая сумма расходов на оплату неиспользованных на конец года отпусков (с отчислениями единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование) – 44 000 руб.
В данном случае в состав расходов в декабре месяце включаются сумма превышения расходов над величиной созданного резерва, а также сумма предстоящих расходов по неиспользованным на конец года отпускам – 110 000 руб. ((1 316 000 руб. – 1 250 000 руб.) + 44 000 руб.);
б) расходы на оплату отпусков составили 1 230 000 руб., а планируемая сумма расходов на оплату
неиспользованных на конец года отпусков (с отчислениями единого социального налога и страховых
взносов на обязательное пенсионное страхование) – 44 000 руб.
В данном случае в состав расходов в декабре месяце включается сумма в 24 000 руб.
((1 230 000 руб. – 1 250 000 руб.) + 44 000 руб.);
в) расходы на оплату отпусков составили 1 120 000 руб., а планируемая сумма расходов на оплату
неиспользованных на конец года отпусков (с отчислениями единого социального налога и страховых
взносов на обязательное пенсионное страхование) – 44 000 руб.
В данном случае в состав налоговых внереализационных доходов организации включается сумма в
86 000 руб. ((1 250 000 руб. – 1 120 000 руб.) – 44 000 руб.).
Если при уточнении учетной политики на 2008 год организация посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря 2007 года, включается в состав налоговых внереализационных доходов 2007 года.
Резервы, созданные на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год, уточняются в порядке, аналогичном для резерва на предстоящую оплату отпусков работникам. В балансе по состоянию на 1 января следующего за отчетным года данных о резерве на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет может не быть, если эта выплата производится до истечения отчетного года.
В случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета в декабре отчетного года производится сторнировочная запись издержек производства и обращения, а в случае недоначисления делается дополнительная запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства и обращения.