Принципиальные требования к организации бухгалтерской службы банка определены в Правилах учета (часть III, раздел 1).
Организационную структуру бухгалтерского аппарата банк устанавливает самостоятельно. Это, как правило, единое бухгалтерское подразделение, состоящее из
отделов и/или секторов (например, отделы учета операций в рублях, учета валютных операций, учета операций с ценными бумагами и др.). Независимо от специфики организационной структуры все бухгалтерские работники банка подчиняются его главному бухгалтеру.
Совокупность процессов, связанных с выполнением операционной работы и ведением бухгалтерского учета, называют учетно-операционной работой, а работников, выполняющих соответствующие функции, — учетно-операционным аппаратом банка.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций несет руководитель банка. Ответственность за формирование учетной политики, ведение учета, своевременное представление полной и достоверной отчетности возлагается на главного бухгалтера банка. Обычно главный бухгалтер имеет заместителей, отвечающих за разные участки работы: учет внутрихозяйственных операций банка, операционный учет, учет валютных операций, учет ценных бумаг, учет доходов, расходов и финансовых результатов, а также составление финансовой и налоговой отчетности.
Основные задачи главного бухгалтера — методическое обеспечение учета совершаемых банком операций, аналитические и контрольные функций, обеспечение обязательств банка. Главный бухгалтер организует учетно-операционную работу, занимается организационными вопросами, обеспечивает: отражение на счетах бухгалтерского учета операций, совершаемых банком; оформление открытия счетов клиентов; контроль исправлений в лицевых счетах; контроль начисления процентов по счетам; контроль за использованием бланков строгого учета; распределение счетов бухгалтерского учета и обязанностей между ответственными исполнителями; представление руководству банка оперативной информации; составление отчетности; экономический анализ финансовой деятельности банка.
Главный бухгалтер ежедневно проверяет заключение кассовых операций, полноту оприходования денег, сводку оборотов и баланс за день, правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов. Однако на него не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за деньги и материальные ценности.
Главный бухгалтер, его заместители и начальники отделов разрабатывают должностные инструкции для бухгалтерских работников, а также порядок ведения и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений в вычислительный центр либо в информационную систему, другие внутренние документы, регламентирующие различные стороны работы бухгалтерии, ведения учета и отчетности.
Организация учетно-операционной работы во многом зависит от установленного в банке документооборота, т.е. порядка прохождения документов по всем стадиям их обработки с момента поступления в банк или создания до сдачи в архив (документы дня). Документооборот разрабатывает главный бухгалтер. В целях рационализации этого порядка в банке составляется график документооборота, который утверждает руководитель.
Требования главного бухгалтера относительно документального оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников банка. Без подписи главного бухгалтера или упол-номбченных им должностных лиц денежные и расчетные документы, финансовые
обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Право подписания расчетно-кассовых документов оформляется распоряжением руководителя банка. Образцы подписей передаются в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Право первой подписи на указанных документах имеют обычно руководители и главные бухгалтеры банков, их заместители и начальники учетно-операционных отделов.
Учетно-операционный аппарат состоит, как правило, из ответственных исполнителей, а в необходимых случаях — из операционных бригад. Ответственными исполнителями назначаются наиболее подготовленные работники, имеющие достаточный опыт работы в банке. Они проверяют и оформляют для отражения в учете документы, поступающие в банк от клиентов, филиалов и других банков. Все счета бухгалтерского учета распределяются между ответственными исполнителями так, чтобы обеспечить систематический контроль, предотвратить задержки в обработке и оформлении документов и обеспечить равномерную нагрузку на каждого работника.
Операционные группы создаются в крупных банках; это позволяет повысить производительность труда, ускорить документооборот, усилить внутренний контроль и обеспечить взаимозаменяемость работников. Общее руководство в группе возлагается на более опытного работника, который организует работу и контролирует своевременность оформления операций. Руководитель группы несет ответственность за работу всей группы.
Распределение счетов и обязанностей между ответственными исполнителями и операционными бригадами — прерогатива главного бухгалтера.
Ответственные исполнители ведут расчетное и кассовое обслуживание клиентов, имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, лицевые счета. В течение дня они перечисляют деньги в установленной очередности и в пределах остатков средств на расчетных и текущих счетах клиентов. С этой целью ведется оперативный учет состояния соответствующих счетов.
Обязанности операциониста следующие: прием от клиентов (их представителей) расчетно-денежных документов; оформление приходных кассовых операций; прием чеков, выдача клиенту контрольной марки принятого чека, проверка в установленном порядке личности получателя денег; разъяснение правил оформления расчетно-денежных документов, а также других вопросов; выдача под расписку платежных поручений, акцептованных банком, документов по аккредитивам, а также выписок из лицевых счетов, приложений к ним и других документов клиентам.
В обязанности оператора подразделения автоматизации учета входит: сверка документов аналитического и синтетического учета; формирование и подсчет мемориальных документов; подсчет процентных чисел по лицевым счетам и начисление процентов; выполнение разного рода подсчетов и составление сводных ордеров и описей бухгалтерского оформления операций.
В этом подразделении составляется отчетность банка, поэтому оператор должен также выполнять распечатку лицевых счетов и проверочных ведомостей остатков средств на лицевых счетов по состоянию на первое число месяца, составлять ежедневный баланс остатков средств на счетах, составлять сводные ордера и ведомости, заполнять ведомости отчетности.
Контролер руководит работой операционной группы (бригады), а именно: проверяет правильность надписей на чеках и расходных ордерах; подписывает документы и выписки из лицевых счетов (контрольная подпись); ведет кассовые расходные журналы, сверяет их итоги с кассой; проверяет правильность сверки данных аналитического и синтетического учета; проверяет отчетность бригады.
Важное место в каждодневной деятельности банка отводится внутреннему контролю, который подразделяется на предварительный (до составления баланса) и последующий (после составления баланса).
Предварительный контроль ведется посредством контрольных подписей. Главный бухгалтер обязательно подписывает документы, содержащие информацию о движении по счетам фондов банка, иностранной валюты (или начальник валютного отдела), драгоценных металлов, а также информацию о подкреплении и излишках кассы, о прибылях и убытках. Он также подписывает документы по внебалансовым долгам, списываемым в убыток, ордера на закрытие клиентских счетов, на исправление ошибок в учете, кассовые документы и некоторые другие.
Контрольные подписи ответственных исполнителей ставятся на расчетно-кассовых документах, при списании средств со счетов клиентов, при выдаче чековых книжек и акцептованных поручений, на документах по операциям без акцепта и документах кредитного отдела, по операциям на счетах для учета вкладов граждан. Перечень операций банков, подлежащих дополнительному контролю, указан в Правилах учета (приложение 5).
Обязательной частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль. Главный бухгалтер, его заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны систематически проводить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы. В ходе таких проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения учета и приниматься меры к устранению недостатков.
В штат учетно-операционного аппарата обычно входят работники, задача которых — последующий контроль сделанных бухгалтерских проводок, включая кассовые. Так, все бухгалтерские операции, проведенные в предыдущий день, должны быть проверены в течение следующего рабочего дня на основании первичных документов, записей в лицевых счетах и других регистрах бухгалтерского учета. Проверяется наличие подписи уполномоченного работника банка на соответствующих документах, правильность перенесения в лицевые счета соответствующих реквизитов и сумм документов, входящих остатков и выведения исходящих остатков, правильность оформления документов, совершения исправительных записей, если они делались, и др. О проведенной проверке делается запись в бухгалтерском журнале.
Результаты последующих проверок оформляются справками. Руководящие работники банка обязаны в пятидневный срок после получения такой справки лично рассмотреть ее в присутствии сотрудников бухгалтерии и принять адекватные меры.
Банки обязаны хранить свою бухгалтерскую документацию (первичные учетные документы, регистры учета и отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.