В соответствии с пунктом 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ организация обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
Подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ предусмотрено общее правило хранения документов. В частность, оно закрепляет обязанность налогоплательщика обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, равно как и подтверждающих доходы, расходы и уплаченные налоги в течение четырех лет. Помимо этого, статьей 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрена обязанность организации по сохранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Однако в случае переноса убытков в течение десяти лет на практике заставляет организацию хранить документы в течение более длительного срока по сравнению с бухгалтерским законодательством, а также и с общими нормами Налогового кодекса РФ.
Если документы, подтверждающие убытки, утеряны
Несмотря на то, что в статье 283 Налогового кодекса РФ содержится условия о документальном подтверждении убытков и об очередности их переноса, у организаций все равно могут возникать вопросы. К примеру, если организация понесла убытки в 2005 г. Часть документов, подтверждающих данные убытки, утеряна. По итогам 2006 г. также выявлен убыток и все подтверждающие документы в сохранности. Может ли налогоплательщик при исчислении налоговой базы текущего налогового периода, в данном случае 2007 года, осуществить перенос убытков на будущее начиная с убытка за 2006 г., так как убыток 2005 г. он не может подтвердить документально? Это только одна из возможных сложных ситуаций.
Из содержания статьи 283 Налогового кодекса РФ следует, что основанием для переноса убытка является наличие документов, подтверждающих его возникновение в тех налоговых периодах и в тех объемах, в которых он имел место. Таким образом, при отсутствии данных документов налогоплательщик утрачивает право воспользоваться возможностями, предоставляемыми статьей 283 Налогового кодекса РФ, потому, что соответствующие затраты не будут удовлетворять критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Одновременно с этим, в нормах главы 25 Налогового кодекса РФ не установлено каких-либо ограничений, препятствующих налогоплательщику в реализации своего права, связанного с переносом на будущее убытка одного налогового периода, в случае если документы, подтверждающие наличие убытка предыдущего налогового периода, утрачены.
Исходя из этого можно сделать вывод, что при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль за 2007 г. организация может учитывать убыток, полученный в 2006 г. при условии наличия соответствующих документов, независимо от того, что убыток 2005 г. не может быть перенесен, потому, что документально подтвердить его не представляется возможным.